Sprawozdania finansowe w startupie – czy potrzebne?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi swoją działalność gospodarczą w formie spółki z o.o., powinien posiadać ogólną wiedzę na temat sprawozdań finansowych.

Taką wiedzę powinien również posiadać przedsiębiorca, którego startup funkcjonuje jeszcze jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Chodzi o to, że szybki rozwój firmy i konieczność pozyskania inwestora VC, może wymusić zmianę formy prowadzenia biznesu.

Sprawozdania finansowe – definicja

Sprawozdanie finansowe to formalne zestawienie informacji w postaci tabelarycznej i opisowej, które odzwierciedla sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Sprawozdania finansowe przedstawiają stan majątku firmy, kapitałów i zobowiązań na koniec danego okresu. Dodatkowo, opisują jak firma sobie radziła w przeciągu danego okresu (roku, kwartału czy miesiąca).

Innymi słowy, można powiedzieć, że sprawozdania finansowe pokazują:

• ile pieniędzy zostało zainwestowanych w firmę (środki własne, kredyty, pożyczki, zobowiązania),
• ile firma zarobiła dzięki tym środkom finansowym, a także,
• stan posiadania firmy.

Sprawozdania finansowe składają się z czterech głównych części:

• Bilans,
• Rachunek zysków i strat,
• Rachunek przepływów gotówkowych,
• Informacje dodatkowe (uzupełniające).

Sprawozdania finansowe – cele

Sprawozdania finansowe to podstawowe źródło informacji o firmie dla:

• Przedsiębiorcy, jako głównego właściciela firmy,
• Przedsiębiorcy, jako zarządzającego firmą, oraz innych zarządzających,
• Pozostałych inwestorów w firmie oraz potencjalnych inwestorów,
• Urzędu skarbowego,
• Banku.

Na wczesnym etapie rozwoju firmy wartość informacyjna sprawozdań finansowych jest niewielka. Przedsiębiorca analizuje je właściwie tylko ze względu na kwestie podatkowe (VAT i CIT).

Informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych mają charakter wyłącznie uzupełniający. Dotyczy to zarówno przedsiębiorcy, jako zarządzającego i właściciela firmy, oraz potencjalnych inwestorów.

Wynika to głównie z tego, iż dwie najważniejsze części sprawozdania finansowego, czyli bilans i rachunek zysków i strat, przedstawiają firmę w oderwaniu od wszystkich przepływów gotówkowych, które mają kluczowe znaczenie w każdym startupie, a stosunkowo małe w rozwiniętych firmach.

W projektach na wczesnych etapach rozwoju zasoby gotówki będą decydować o być lub nie być firmy.

Waga sprawozdań finansowych wzrasta wraz z rozwojem firmy.

Dla otoczenia biznesowego (za wyjątkiem urzędu skarbowego) sprawozdania finansowe nabierają znaczenia po pozytywnym zweryfikowaniu modelu biznesowego i osiąganiu pierwszych przychodów. Ich znaczenie kontrolne i analityczne staje się istotne dopiero, gdy firma posiada stałe przychody.

W procesie due diligence potencjalni inwestorzy zazwyczaj analizują sprawozdania finansowe młodych firm prawie wyłącznie pod kątem ryzyk podatkowych.

Również po przeprowadzeniu wejścia kapitałowego w firmę, sprawozdanie finansowe ma małe znaczenie jako narzędzie do monitorowania spółki. Inwestorzy zazwyczaj monitorują startup poprzez analizę wydatków w planach operacyjnych (budżety) w powiązaniu z monitorowaniem, kontrolą i analizą przepływów na rachunku bankowym.

Bilans

Bilans przedstawia majątek firmy (aktywa) oraz źródła finansowania tego majątku (pasywa). Na majątek firmy (aktywa) składają się miedzy innymi wszystkie urządzenia, nieruchomości, oprogramowanie, patenty, należności za sprzedany towar, gotówka.

Źródła finansowania majątku firmy (pasywa) składają się z dwóch części:

• środki własne wspólników w postaci kapitałów spółki,
• zobowiązania, czyli kredyty, pożyczki, zobowiązania handlowe itp.

Obie grupy, czyli aktywa i pasywa muszą zawsze mieć te same wartości, czyli „bilansować się”.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat przedstawia wszystkie przychody i koszty, które dotyczą spółki w danym okresie (roku, kwartale, miesiącu). Rezultatem takiego zestawienia jest wynik finansowy spółki, czyli zysk netto lub strata netto albo też wynik operacyjny.

Tradycyjny rachunek zysków i strat przedstawia sposób osiągania zysku lub straty.

Przychód ze sprzedaży produktów czy usług pomniejsza się w pierwszym rzędzie o koszty związane bezpośrednio z tymi przychodami (w spółce handlowej są nimi koszty zakupu towaru).

Następnie, przychód pomniejszana się o koszty pośrednie (koszty wynagrodzeń, lokalu, komunikacyjne), w tym również amortyzację majątku trwałego posiadanego przez firmę.

W dalszej kolejności, wynik koryguje się o koszty i przychody finansowe (odsetki od kredytu czy pożyczki) i podatki.

Rachunek przepływów pieniężnych

Rachunek przepływów pieniężnych (określany często jako Cash Flow) to zestawienie nieobowiązkowe dla małych spółek z punktu widzenia KRS czy urzędu skarbowego.

Z mojego doświadczenia wynika, że rachunek przepływów pieniężnych w formie wymaganej przez ustawę o rachunkowości dostarcza sensownych informacji tylko w przypadku firm rozwiniętych oraz wtedy, gdy dodana jest informacja uzupełniająca.

Wczesne etapy rozwoju firmy wymagają o wiele bardziej zaawansowanych narzędzi do analizy przepływów gotówkowych.

Rekomenduję, aby wszystkie plany operacyjne każdego startupu były przygotowywane w ujęciu gotówkowym, a nie z uwzględnieniem zasad rachunkowości wynikających z ustawy o rachunkowości (głównie chodzi tu o tzw. zasadę memoriałową).

Brak szczegółowej kontroli i analizy przepływów gotówkowych może być przyczyną braku sukcesu projektu. Może mieć to miejsce nawet wtedy, gdy rynek pozytywnie zweryfikował model biznesowy firmy.

Sprawozdania finansowe – informacje uzupełniające

Informacje uzupełniające, które są załączane do bilansu i rachunku zysków i strat, powinny obejmować między innymi:

• dane uzupełniające do poszczególnych pozycji bilansu i rachunku zysków i strat,
• informacje o udzielonych gwarancjach, poręczeniach i innych zobowiązaniach, które nie występują w bilansie (tzw. pozabilansowe),
• informacje o tendencjach zmian w przychodach i kosztach oraz składnikach majątku, kapitale i zobowiązaniach,
• wyjaśnienia dotyczące stosowanych metod wyceny majątku i zobowiązań firmy.

W obowiązkowym sprawozdaniu z działalności spółki zawiera się również informacje uzupełniające.

Sprawozdanie to powinno zawierać istotne informacje dotyczące stanu majątku firmy oraz jej sytuacji finansowej. Dodatkowo, powinno zawierać także opis zagrożeń i czynników ryzyka oraz powinno przedstawiać kierunki rozwoju firmy.

Sprawozdania finansowe a KRS

Roczne sprawozdania finansowe zatwierdza Zgromadzenie Wspólników. Termin zatwierdzenia to nie później niż 6 miesięcy od zakończenia danego okresu obrachunkowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca. Dodam, że rok obrachunkowy nie musi się pokrywać z rokiem kalendarzowym.

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia, roczne sprawozdania finansowe powinno się złożyć w sądzie rejestrowym (KRS) wraz z:

• sprawozdaniem z działalności,
• odpisem uchwały o zatwierdzeniu i o podziale zysku lub pokryciu straty
• opinią biegłego księgowego (audytora), jeśli jest wymagana (więcej o tym zagadnieniu poniżej).

Jeśli nie doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego w obowiązującym terminie, spółka jest zobowiązana do złożenia do KRS niezatwierdzonych sprawozdań.

W takiej sytuacji, sprawozdania powinno się złożyć po raz kolejny po ich zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników. Tym razem, należy dołączyć wszystkie pozostałe dokumenty. Termin to 15 dni od dnia zatwierdzenia przez ZW.

Sprawozdania finansowe a urząd skarbowy

Roczne sprawozdania finansowe powinny być przekazane przez spółkę z o.o. do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od dnia ich zatwierdzenia przez Zgromadzenie Wspólników.

Spółka powinna złożyć również odpis uchwały zatwierdzającej te sprawozdania. Dodatkowo, jeśli był wymagany audyt sprawozdań finansowych, spółka jest zobowiązana również załączyć opinię biegłego księgowego.

Badanie przez biegłego księgowego (audytora)

W przypadku startupów sprawozdanie finansowe nie musi być obowiązkowo badane przez biegłego rewidenta (audytora).

Taki obowiązek w większości przypadków wystąpi wraz z rozwojem firmy lub też w przypadku modeli biznesowych, charakteryzujących się wysokimi obrotami.

Spółka z o.o. będzie zobowiązana do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, jeśli wystąpią dwa z poniższych warunków w roku poprzedzającym dany rok obrotowy:

• Firma zatrudniała co najmniej 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty, średniorocznie),
• Suma bilansowa na koniec roku obrotowego wynosiła co najmniej 2.5 milionów euro.
• Przychody netto firmy za rok obrotowy wynosiły co najmniej 5 milionów euro.

Powyższe oznacza, że jeśli w 2012 roku zostały spełnione dwa warunki z trzech to spółka jest zobowiązana do przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego dopiero za 2013 rok (przy założeniu, że rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym).