Pełna księgowość (księgi handlowe) czy KPiR?

Na decyzję dotyczącą formy prowadzenia działalności będzie miał wpływ sposób prowadzenia księgowości. Przyszły przedsiębiorca będzie miał właściwie do wyboru księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub tzw. księgi handlowe (księgi rachunkowe, pełna księgowość).

Poniżej staram się wyjaśnić:

• Co to jest księga przychodów i rozchodów (KPiR)?
• Z czego się składa księga przychodów i rozchodów (KPiR)?
• Jakie są główne zalety KPiR?
• Co to są księgi rachunkowe, czyli tzw. księgi handlowe albo pełna rachunkowość?
• Na czym polegają najważniejsze różnice pomiędzy KPiR i księgami rachunkowymi (pełna księgowość)?
• Czy dla inwestora sposób prowadzenia księgowości w startupie ma znaczenie?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona forma prowadzenia księgowości firmy, często określana jako mała księgowość.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) może być prowadzona tylko wtedy, gdy działalność biznesowa jest realizowana w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (ewentualnie spółki cywilnej).

W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej istnieją inne dostępne formy rozliczania się z fiskusem. Te pozostałe formy są dostępne dla wąskiej grupy przedsiębiorców na podstawie listy ściśle określonych rodzajów działalności. Dodatkowo, formy te znacząco ograniczają możliwości rozwoju firmy.

Przykładowo, w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą rozliczającego się na podstawie karty podatkowej jedyną dostępną formą zatrudniania jest umowa o pracę. Zatrudnianie na podstawie umowy cywilnoprawnej, czyli umowy o dzieło czy umowy zlecenia, jest niemożliwe.

Innym ograniczeniem jest limit dotyczący liczby pracowników w takiej firmie. Niektóre z rodzajów działalności w przypadku karty podatkowej ograniczają liczbę do pracowników na przykład do trzech osób.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) – elementy

Główny element księgowości opartej na KPiR to uproszczone zestawienie przychodów i kosztów.

Księga przychodów i rozchodów (KPIR) przedstawia majątek firmy w bardzo wybiórczo, a informacje o źródłach jej finansowania całkowicie pomija. Źródła finansowania firmy to między innymi kapitał własny, kredyt, pożyczka, kredyt kupiecki.

Jeśli chodzi o majątek firmy to obowiązkowe zestawienia (ewidencje) przedstawiają wyłącznie:

• środki trwałe, czyli takie składniki majątku firmy, które podlegają amortyzacji;
• tzw. wyposażenie, czyli w uproszczeniu – urządzenia o charakterze podobnym do środków trwałych, ale o niższej wartości (przy czym decyzja o zaliczeniu danego urządzenia do wyposażenia należy do przedsiębiorcy).

W KPiR i prowadzonych zestawieniach dodatkowych (ewidencje) nie występują informacje dotyczące innych elementów majątku firmy, czyli między innymi:

• należności handlowych i innych,
• zobowiązań handlowych,
• pożyczek i kredytów,
• zapasów (obowiązkowy jest remanent, który jest przeprowadzany na koniec roku).

Firmy, które są podatnikami VAT, mają obowiazek prowadzenia ewidencji VAT, a w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu – ewidencji przebiegu.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to prostota 

Najważniejszą zaletą księgi przychodów i rozchodów jest prostota i intuicyjność. Podstawowa wiedza na temat prowadzenia KPiR jest obecnie powszechnie dostępna.

Szeroko dostępne są również programy księgowe do instalacji na komputerach, programy księgowe online i różnego rodzaju narzędzia online, które wspierają księgowanie (np. faktury online).

W przypadku startupu znajdującego się we wczesnej fazie rozwoju liczba operacji wymagających księgowania jest zazwyczaj ograniczona.

Zaksięgowanie tych operacji i przygotowanie odpowiednich zestawień miesięcznych czy kwartalnych nie powinno być więc skomplikowane.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to niski koszt

Drugą zaletą małej księgowości jest niski koszt jej prowadzenia w ramach usługi zewnętrznej.

Ostateczny koszt miesięczny zależy przede wszystkim od liczby operacji księgowych, które wymagają ujęcia w KPiR.

Niska liczba takich operacji oraz niski poziom ich skomplikowania może spowodować, iż koszt miesięczny wyniesie na przykład 100 złotych netto.

Taka cena może nie uwzględniać na przykład sporządzania deklaracji VAT, przesyłania JPK czy prowadzenie rozliczeń ZUS przedsiębiorcy.

Choć prowadzenie KPiR nie jest trudne to ze względu na niski koszt rekomendowałbym przedsiębiorcom skoncentrowanie się na budowaniu firmy i zleceniu prowadzenia księgowości biuru księgowemu.

Warto jednak rozumieć podstawy prowadzenia małej księgowości. Tę wiedzę przedsiębiorca może wykorzystać w prowadzeniu własnych analiz, jak również podczas rozmów z potencjalnym inwestorem.

Księgi handlowe (pełna księgowość) w spółce z o.o.

Księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi się na podstawie ksiąg rachunkowych, określanych często jako księgi handlowe (tzw. pełna księgowość).

Pełna księgowość wymaga specjalistycznej wiedzy na temat standardów księgowych, wynikających między innymi z ustaw, rozporządzeń czy interpretacji.

Prowadzenie ksiąg handlowych bezwzględnie powinno być zlecone firmie księgowej.

Zaksięgowanie nawet kilku prostych transakcji wymaga bowiem przynajmniej podstawowej wiedzy z zakresu rachunkowości. Jak wspominałem wcześniej, taka specjalistyczna wiedza nie jest wymagana, gdy wykorzystywana jest księga przychodów i rozchodów (KPiR).

KPiR i pełna księgowość – ilość informacji

Nie ma żadnych wątpliwości, iż tzw. księgi handlowe (pełna księgowość) zawsze dostarczą więcej informacji finansowych niż księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Zestawianie przychodów i kosztów na bazie KPiR można uznać za zbliżone do rachunku zysków i strat, który tworzy się na podstawie ksiąg rachunkowych. Dotyczy to jednak działalności nieskomplikowanej czy niewielkiej.

Przykładowo, wszelkie odchylenia wynikające z rozliczeń rozciągniętych w czasie nie będą widoczne w ewidencji KPiR. Należą do nich między innymi rozliczenia z sieciami afiliacyjnymi czy operatorami komórkowymi.

Informacje o majątku i sposobach finansowania firmy

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) dostarcza bardzo ograniczone informacje o majątku firmy, o czym pisałem powyżej. Rejestruje się wyłącznie informacje o środkach trwałych oraz, fragmentarycznie, o niektórych urządzeniach o niższej wartości (tzw. wyposażenie).

Brakuje obowiązku tworzenia jakichkolwiek zestawień dotyczących gotówki i należności. Informacje o zapasach pojawiają się właściwie tylko raz na rok.

Mała księgowość nie dostarcza żadnych informacji finansowych o sposobie finansowania firmy.

Z dokumentacji księgowej nie można się dowiedzieć czy przedsiębiorca finansuje się kapitałem własnym, pożyczką czy kredytem, a może kredytem kupieckim. Nieznany jest też poziom jakichkolwiek zobowiązań firmy.

Niektóre systemy księgowe oferują możliwość poszerzenia ewidencji KPiR o zestawienia nieobowiązkowe, które dostarczają więcej informacji zarówno o majątku firmy czy zobowiązaniach.

Bilans, tworzony na bazie tzw. pełnej księgowości, dostarczy pełnej informacji dotyczącej majątku trwałego czy obrotowego (np. należności, zapasy, gotówka).

Bilans przedstawia również poziom źródeł finansowania firmy, a w tym między innymi pożyczek i kredytów, zobowiązań handlowych i innych (np. ZUS, CIT, VAT).

Podsumowując, wadą zestawień KPiR brak pełnej informacji, ale warto podkreślić, że wynika to z przyjętego podejścia, które stawia na prostotę i uproszczenia.

Pełną informację dostarczają zestawienia z ksiąg rachunkowych, ale prowadzenie ich jest na tyle skomplikowane, że powinien zajmować się tym specjalista.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) i pełna księgowość – punkt widzenia inwestora

W przypadku większości startupów forma prowadzenia księgowości nie ma istotnego znaczenia dla analizy startupu, ponieważ między innymi:

• przeważnie liczba operacji księgowych nie jest jeszcze wysoka,
• działalność nie jest jeszcze skomplikowana,
• inwestorzy weryfikują przede wszystkim poziom i strukturę przychodów oraz kosztów,
• koszty są grupowane według innych kryteriów niż w księgach rachunkowych czy KPiR,
• elementy majątku firmy czy poziom zobowiązań są łatwe do identyfikacji,
• główny majątek startupu to zazwyczaj wartość niematerialna, np. know-how.

Innymi słowy, ze względu na wczesna fazę rozwoju przewaga tzw. ksiąg rachunkowych nad KPiR nie będzie bardzo duża.

W praktyce, aby zestawienie przychodów i kosztów spełniało minimalne oczekiwania inwestora Venture Capital dokonuje się odpowiednich korekt. Z moich doświadczeń wynika, że w przypadku startupu powinno się je przeprowadzać niezależnie od formy księgowania.

Takiej korekty mogą na przykład wymagać koszty wynagrodzeń. Celem będzie uzyskanie jak najbardziej wiarygodnego zysku, np. wyniku operacyjnego, EBIT czy EBITDA.

Forma prowadzenia księgowości również nie ma większego znaczenia w zakresie przygotowania prognoz finansowych, które wykorzystuje się w procesie pozyskiwania finansowania od inwestora. Dotyczy to przede wszystkim firmy na bardzo wczesnym etapie rozwoju.

Nie będzie ona miała znaczenia również w przypadku kalkulowania poszukiwanej kwoty kapitału dla startupu.

Forma prowadzenia księgowości będzie natomiast miała znaczenie w przypadku dokonywania wyceny firmy. Wycena firmy jednoosobowej działającej na bazie KPiR będzie zawsze bardziej skomplikowana i pracochłonna niż firmy z pełna księgowością.

W mojej opinii, jakość informacji w firmie na wczesnym etapie rozwoju nie zależy od formy prowadzenia księgowości. Przede wszystkim zależy od podejścia założyciela do gromadzenia i przetwarzania danych operacyjnych.

Informacji o sposobie prowadzenia ewidencji księgowej w startupie nie podaje się w teaserze inwestycyjnym.

Pełna księgowość (księgi handlowe) po inwestycji

Od startupu na etapie wczesnej ekspansji, czyli już po pozytywnej weryfikacji modelu biznesowego czy przy regularnych i wyższych przychodach, inwestorzy będą wymagali tzw. pełnej księgowości.

W przypadku firmy, która prowadzi uproszczoną księgowość (księga przychodów i rozchodów) nie istnieje formalna identyfikacja wszystkich składników firmy. Innymi słowy nie do końca wiadomo, co wchodzi w skład przedsiębiorstwa.

Decyzja inwestora o wejściu kapitałowym będzie zawsze oznaczać konieczność powołania spółki prawa handlowego, a co za tym idzie wprowadzenie tzw. pełnej księgowości.

Najczęstszej wykorzystuje się tu wniesienie aportem przedsiębiorstwa lub ZCP do nowo założonej spółki.

Założyciel powinien mieć świadomość, iż inwestorzy bardzo rzadko dokonują wyceny firmy na zasadzie  odtworzeniowej, czyli w oparciu o poniesione koszty. Raczej korzystają z innych metod wyceny firmy, na przykład metody dochodowej.

Szczegółowe zestawienie wszystkich wydatków nie będzie więc kluczowe w negocjacjach. Więcej pisałem o tym w Inwestor nie zwraca kosztów sprzed inwestycji.