Czy sprawozdania finansowe w startupie są potrzebne?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi swoją działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, powinien posiadać ogólną wiedzę na temat sprawozdań finansowych. Taką wiedzę powinien również posiadać przedsiębiorca, którego startup funkcjonuje jeszcze jako jednoosobowa działalność gospodarcza, ponieważ szybki rozwój firmy i konieczność pozyskania inwestora VC, może wymusić zmianę formy prowadzenia biznesu.

Sprawozdania finansowe – definicja

Sprawozdanie finansowe to formalne zestawienie informacji w postaci tabelarycznej i opisowej, które odzwierciedla sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Sprawozdanie finansowe przedstawia stan majątku firmy, kapitałów i zobowiązań na koniec danego okresu, a także opisuje jak firma sobie radziła w przeciągu danego okresu (roku, kwartału czy miesiąca). Innymi słowy, można powiedzieć, że sprawozdanie finansowe pokazuje ile pieniędzy zostało zainwestowanych w firmę (środki własne, kredyty, pożyczki, zobowiązania) i ile firma zarobiła dzięki tym środkom finansowym, a także, co firma posiada.

Sprawozdanie finansowe składa się z czterech głównych części:

  • Bilans,
  • Rachunek zysków i strat,
  • Rachunek przepływów gotówkowych,
  • Informacje dodatkowe (uzupełniające).

Rola sprawozdania finansowego

Sprawozdania finansowe to podstawowe źródło informacji o firmie dla:

  • Przedsiębiorcy, jako głównego właściciela firmy,
  • Przedsiębiorcy, jako zarządzającego firmą, oraz innych zarządzających,
  • Pozostałych inwestorów w firmie oraz potencjalnych inwestorów,
  • Urzędu skarbowego,
  • Banku.

Na wczesnym etapie rozwoju firmy wartość informacyjna sprawozdań finansowych jest niewielka. Przedsiębiorca analizuje je właściwie tylko ze względu na kwestie podatkowe (VAT i CIT). Informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych z punktu widzenia przedsiębiorcy, zarówno jako zarządzającego i właściciela firmy, oraz potencjalnych inwestorów mają charakter wyłącznie uzupełniający.

Wynika to głównie z tego, iż dwie najważniejsze części sprawozdania finansowego, czyli bilans i rachunek zysków i strat, przedstawiają firmę w oderwaniu od wszystkich przepływów gotówkowych, które mają kluczowe znaczenie w każdym startupie, a stosunkowo małe w rozwiniętych firmach. W projektach na wczesnych etapach rozwoju zasoby gotówki będą decydować o być lub nie być firmy.

Waga sprawozdań finansowych wzrasta wraz z rozwojem firmy. Dla otoczenia biznesowego (za wyjątkiem urzędu skarbowego) sprawozdania nabierają znaczenia po pozytywnym zweryfikowaniu modelu biznesowego i osiąganiu pierwszych przychodów. Ich znaczenie kontrolne i analityczne staje się istotne dopiero, gdy firma posiada stałe przychody.

W procesie due diligence potencjalni inwestorzy zazwyczaj analizują sprawozdania finansowe młodych firm prawie wyłącznie pod kątem ryzyk podatkowych. Również po przeprowadzeniu wejścia kapitałowego w firmę, sprawozdanie finansowe ma małe znaczenie jako narzędzie do monitorowania spółki. Inwestorzy zazwyczaj monitorują startup poprzez analizę wydatków w planach operacyjnych (budżety) w powiązaniu z monitorowaniem, kontrolą i analizą przepływów na rachunku bankowym.

Bilans

Bilans przedstawia majątek firmy (aktywa) oraz źródła finansowania tego majątku (pasywa). Na majątek firmy (aktywa) składają się miedzy innymi wszystkie urządzenia, nieruchomości, oprogramowanie, patenty, należności za sprzedany towar, gotówka. Źródła finansowania majątku firmy (pasywa) tworzą dwie grupy: środki własne wspólników w postaci kapitałów spółki oraz zobowiązania, czyli kredyty, pożyczki, zobowiązania handlowe itp. Obie grupy, czyli aktywa i pasywa muszą zawsze mieć te same wartości, czyli „bilansować się”.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat przedstawia wszystkie przychody i koszty, które dotyczą spółki w danym okresie (roku, kwartale, miesiącu). Rezultatem takiego zestawienia jest wynik finansowy spółki, czyli zysk netto lub strata netto albo też wynik operacyjny.

Tradycyjny rachunek zysków i strat przedstawia sposób osiągania zysku lub straty.

Przychód ze sprzedaży produktów czy usług jest pomniejszany w pierwszym rzędzie o koszty związane bezpośrednio z tymi przychodami (w spółce handlowej będą to koszty zakupu towaru), a następnie koszty pośrednie (koszty wynagrodzeń, lokalu, komunikacyjne), w tym również amortyzacja majątku trwałego posiadanego przez firmę. W dalszej kolejności wynik jest korygowany o koszty i przychody finansowe (odsetki od kredytu czy pożyczki) i podatki, jeśli został wykreowany zysk.

Rachunek przepływów pieniężnych

Rachunek przepływów pieniężnych (określany często jako Cash Flow) nie jest obowiązkowym zestawieniem dla małych spółek z punktu widzenia KRS czy urzędu skarbowego. Z mojego doświadczenia wynika, że rachunek przepływów pieniężnych w formie wymaganej przez ustawę o rachunkowości dostarcza sensownych informacji tylko w przypadku firm rozwiniętych oraz wtedy, gdy jest dodana informacja uzupełniająca.

Wczesne etapy rozwoju firmy wymagają o wiele bardziej zaawansowanych narzędzi do analizy przepływów gotówkowych. Rekomenduję, aby wszystkie plany operacyjne każdego startupu były przygotowywane w ujęciu gotówkowym, a nie z uwzględnieniem zasad rachunkowości wynikających z ustawy o rachunkowości (głównie chodzi tu o tzw. zasadę memoriałową).

Brak szczegółowej kontroli i analizy przepływów gotówkowych może być przyczyną braku sukcesu projektu, nawet wtedy, gdy model biznesowy firmy wydaje się być pozytywnie zweryfikowany przez rynek.

Informacje uzupełniające sprawozdania

Informacje uzupełniające, które są załączane do bilansu i rachunku zysków i strat, powinny obejmować między innymi:

  • dane uzupełniające do poszczególnych pozycji bilansu i rachunku zysków i strat,
  • informacje o udzielonych gwarancjach, poręczeniach i innych zobowiązaniach, które nie występują w bilansie (tzw. pozabilansowe),
  • informacje o tendencjach zmian w przychodach i kosztach oraz składnikach majątku, kapitale i zobowiązaniach,
  • wyjaśnienia dotyczące stosowanych metod wyceny majątku i zobowiązań firmy.

Informacje uzupełniające powinny być zawarte również w obowiązkowym sprawozdaniu z działalności spółki. Sprawozdanie to powinno zawierać istotne informacje dotyczące stanu majątku firmy oraz jej sytuacji finansowej, a także opis zagrożeń i czynników ryzyka oraz powinno przedstawiać kierunki rozwoju firmy.

Obowiązki związane ze sprawozdaniami finansowymi – KRS

Roczne sprawozdania finansowe powinny zostać zatwierdzone przez Zgromadzenie Wspólników nie później niż 6 miesięcy od zakończenia danego okresu obrachunkowego (rok obrachunkowy nie musi się pokrywać z rokiem kalendarzowym), czyli zazwyczaj do 30 czerwca.

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego powinny być one złożone w sądzie rejestrowym (KRS) wraz ze sprawozdaniem z działalności, odpisem uchwały o zatwierdzeniu i o podziale zysku lub pokryciu straty oraz opinią biegłego księgowego (audytora), jeśli jest wymagana (więcej o tym zagadnieniu poniżej).

W przypadku, gdy nie doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego w obowiązującym terminie, spółka jest zobowiązana do złożenia do KRS niezatwierdzonych sprawozdań. Po ich zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników, spółka powinna złożyć je po raz kolejny, tym razem ze wszystkimi pozostałymi dokumentami, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Od początku tego roku spółki kapitałowe nie są już zobowiązane do ogłaszania sprawozdań finansowych w Monitorze Polskim B.

Obowiązki związane ze sprawozdaniami finansowymi – urząd skarbowy

Spółka z o.o. jest zobowiązana do przekazywania rocznych sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego firmy przez Zgromadzenie Wspólników. Dodatkowo, spółka powinna złożyć odpis uchwały zatwierdzającej te sprawozdania oraz, jeśli był wymagany audyt sprawozdań finansowych, również załączyć opinię biegłego księgowego.

Kiedy badanie przez biegłego księgowego (audytora) jest konieczne?

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzących przedsięwzięcia na wczesnym etapie rozwoju obowiązek przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta (audytora) nie wystąpi. Taki obowiązek w większości przypadków wystąpi wraz z rozwojem firmy lub też w przypadku modeli biznesowych, charakteryzujących się wysokimi obrotami.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie zobowiązana do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, jeśli wystąpią dwa z poniższych warunków w roku poprzedzającym dany rok obrotowy:

  • Firma zatrudniała co najmniej 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty, średniorocznie),
  • Suma bilansowa na koniec roku obrotowego wynosiła co najmniej 2.5 milionów euro.
  • Przychody netto firmy za rok obrotowy wynosiły co najmniej 5 milionów euro.

Powyższe oznacza, że jeśli w 2012 roku zostały spełnione dwa warunki z trzech to spółka jest zobowiązana do przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego dopiero za 2013 rok (przy założeniu, że rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

Proszę o kontakt w przypadku jakichkolwiek uwag czy pytań. Chętnie na nie odpowiem.

 

Mogą Cię również zainteresować...